Location de nouveaux bureaux : les 8 étapes essentielles

Pour trouver des nouveaux bureaux adaptés à vos besoins, voilà les 8 étapes à ne pas rater. En préalable, n'oubliez pas de vérifier les conditions de votre départ dans votre bail actuel : durée du préavis, notification par lettre recommandée ou par acte d'huissier...

1. Définissez vos besoins

Avant de vous lancer dans votre recherche de nouveaux bureaux, vous devez clairement définir votre cahier des charges et votre budget :

Votre cahier des charges :

  • Localisation :
          - Ville, quartier
          - Dessertes et transport en commun
          - Distance entre le lieu résidence des collaborateurs et les locaux de l'entreprise
  • Caractéristiques des bureaux :
          - Surface : à définir en fonction de vos effectifs
          - Configuration des espaces : open space, salle de réunion, espaces de détente, bureaux fermés, ... : Utilisez notre simulateur de surfaces en cliquant ici
          - Parking
          - Restaurant
          - Autres installations spécifiques : espace de stockage, climatisation, ...
  • Date de disponibilité souhaitée
  • Votre budget :

    Il se compose de deux postes de différentes natures :

    1. Des frais ponctuels :

  • Honoraires de commercialisation : en général entre 15 et 30% du loyer annuel HT, ils peuvent être partagés avec le bailleur
  • Dépôt de garantie : en général 3 mois de loyer HT/HC
  • Frais de déménagement et d'emménagement

    2. Le loyer et les charges :

  • Loyer : il est couramment exprimé € HT-HC/m2/an
  • Charges : électricité, chauffage, eau, ménage, internet, assurance, imprimante, ... Le locataire doit souscrire une assurance pour ses bureaux (gestion des risques, protection des biens et des personnes)
  • Charges de copropriété (si le local est situé dans une copropriété)
  • Taxes : impôt foncier et la taxe sur les bureaux (cette dernière est applicable uniquement en Ile-de-France). Ces 2 taxes sont appelées chaque année auprès du propriétaire. Dans le cadre d'un bail commercial, elles sont généralement refacturées au locataire.
  • Garantie bancaire (facultatif) : il s'agit d'une somme bloquée qui garantit au bailleur, le paiement des loyers en cas de défaut de paiement du locataire. Le montant et la durée sont négociables

  • 2. Créez-vous une alerte email

    Pour réussir votre projet, il est important de se mettre en veille dès que possible pour connaître les offres disponibles et les prix pratiqués dans votre zone de recherche. La solution : L'alerte e-mail.
    Comptez 2 mois minimum pour trouver les bureaux de vos rêves.

    3. Faites-vous accompagner par un conseil

    L'immobilier est l'un des postes de dépenses les plus lourds pour une entreprise. Un conseil spécialisé en immobilier vous sera d'une aide précieuse pour :

  • Valider la faisabilité et la cohérence de votre stratégie immobilière, en fonction du marché
  • Vous proposer des opportunités
  • Réaliser un audit des bureaux   
  • Vous assister dans la négociation du bail

    Les services d'un conseil vous coûteront entre 15 et 30% du loyer annuel HT/HC.

  • 4. Préparez vos visites

    Pour rendre chacune de vos visites efficaces, préparez-les en amont avec une check-list pour ne rien manquer et pouvoir comparer ensuite les différents biens que vous aurez visités :

  • L'aspect et l'état de l'immeuble
  • Les prestations (isolation, fibre optique, ...)
  • Le quartier (restaurants, commerces, ...)
  • Les parties communes
  • La flexibilité des espaces
  • Les dessertes

    Prévoyez également de visiter à plusieurs et pensez à prendre des photos pour réunir plusieurs avis.
    Pour faire votre choix final, retenez une short list de 3-4 biens maximum.

  • 5. Constituez vos dossiers de candidature

    Les documents à fournir dans le cadre d'une candidature pour la location de bureaux sont les suivants :

  • Un courrier d'intérêt signé sur papier en-tête reprenant les termes de la proposition
  • Un extrait Kbis
  • Une copie des statuts de la société
  • Un R.I.B
  • Les trois derniers bilans et comptes de résultat
  • Une présentation de votre société

  • 6. Négociez votre bail

    Tout d'abord, deux types de bail sont possibles :

  • Le bail commercial ou bail 3/6/9 : il est conclu pour 9 ans et résiliable par le locataire tous les 3 ans, en général avec un préavis de 6 mois.
  • Le bail précaire : il est conclu pour une durée maximale de 3 ans. Les conditions de résiliation du bail sont librement aménageables par le locataire et le propriétaire.

    Dans un bail, certains articles peuvent être négociés, comme :

    Les aspects financiers :

  • Le loyer : il est fixé librement par les parties, en principe sur la base de la valeur locative des locaux, qui dépend du prix du marché et de la tension qui y règne
  • La révision du loyer : en cours de bail, le loyer peut être révisé selon 2 modalités précisées dans le contrat : la révision triennale (légale) ou selon une autre périodicité précisée dans le contrat (clause d'échelle mobile). Dans chaque cas, l'index utilisé doit être précisé dans le contrat. Renseignez-vous
  • La franchise de loyer : elle correspond à des mois de loyers gratuits. Vous pouvez la demander à votre propriétaire pour effectuer des travaux de rénovation ou d'aménagement. Elle peut également être commerciale, et permet ainsi de faire baisser le coût de la location. A noter : la franchise de loyer s'exprime HT et HC, les charges et taxes restent dues pendant cette période.
  • La remise des clés anticipée : il s'agit d'une franchise de loyer déguisée, qui n'apparaît pas toujours au bail. Le futur locataire doit en revanche remettre au bailleur une attestation d'assurance avant de rentrer dans les lieux
  • Le paiement des loyers : l'échéance de paiement et la périodicité (mensuel ou trimestriel)
  • Le montant du dépôt de garantie : il est également négociable, en particulier dans la mesure où il n'y a pas de montant maximum autorisé
  • Les honoraires de gestion : ils sont la plupart du temps compris dans la provision pour charges et varient de 2 à 5% du loyer annuel
  • Les prestations incluses : il convient de rentrer dans le détail afin d'éviter de mauvaises surprises (le chauffage et l'eau sont-ils à votre charge ? les frais de gardiennage sont-ils inclus dans la prestation ?)

    Les aspects juridiques :

  • Les conditions de fin de contrat : cession du bail, résiliation du bail, préavis
  • Les clauses relatives à la répartition des charges et des travaux : c'est un point de vigilance extrême, car certains frais peuvent être mis à la charge du locataire, comme : les dépenses d'entretien et de réparation courantes, dépenses d'équipement de la copropriété, travaux d'embellissement ainsi que certains impôts, taxes et redevances
  • La présence d'une clause de remise en état
  • La présence d'une clause de garantie solidaire
  • La présence d'une clause sous-location

  • 7. Impliquez vos collaborateurs

    Pour votre déménagement et votre installation dans vos nouveaux bureaux, la communication et l'implication de vos salariés est un gage de réussite.

    Plusieurs méthodes s'offrent à vous :

  • Organiser des visites des nouveaux locaux
  • Informer le représentant du personnel (obligation légale)
  • Solliciter vos équipes par concours d'idées pour l'aménagement des futurs bureaux
  • Mettre à disposition des collaborateurs un guide pratique très utile à l'entrée dans les nouveaux bureaux : il présentera l'agencement des locaux, les équipements, la disposition des différents services, les accès routiers/transports, le quartier, ...)

  • 8. Préparez votre déménagement

    Un déménagement réussi demande une organisation méthodique :

  • Désignez un responsable du déménagement, ainsi qu'un référent par service (afin de faire remonter l'information)
  • Définissez un plan d'implantation
  • Mettez en place une check-list avec retro-planning
  • Comparez des devis de déménageurs (environ 3 mois avant le jour J).
  • Videz les locaux : inventorier et trier votre mobilier, préparer et étiqueter les cartons, préparer les équipements informatiques (à déléguer à un spécialiste)
  • Annoncez et communiquez votre nouvelle adresse et numéros de téléphone (aux prestataires, clients, fournisseurs, URSSAF, centre des impôts, trésorerie principale, caisse de retraite, préfecture (changement d'immatriculation de la société et Kbis)
  • Demandez à La Poste de rediriger votre courrier de votre ancienne adresse vers la nouvelle