Déménagement d’entreprise : 10 conseils pour réussir votre projet
Plusieurs facteurs impliquent un déménagement pour une entreprise : fusion, agrandissement et donc besoin d’espace supplémentaire, loyer trop important ou locaux mal adaptés à son activité… Quelle que soit la raison, ce changement peut se faire très rapidement ou prendre beaucoup plus de temps - notamment dans le cas d’une grande entreprise avec plusieurs services et départements. Pour se passer dans de bonnes conditions, le déménagement d’une entreprise doit s’anticiper et se préparer ! Voici nos conseils pour réussir votre projet :
1. S’assurer de la pertinence d’un déménagement
Avant de se lancer dans un bouleversement important pour l’entreprise, il est primordial de se poser les bonnes questions :
- Ce changement est-il indispensable ?
- Quels sont les avantages pour mon entreprise ?
- Ai-je le financement nécessaire pour le réaliser ?
Ces trois questions sont centrales. En effet, avant de déménager votre entreprise, demandez-vous d’abord si le timing est optimal. L’activité en immobilier d’entreprise répond à une certaine saisonnalité : les dirigeants sont ainsi plus nombreux à chercher des bureaux en janvier et en septembre. Ce sont deux bonnes périodes pour lancer vos recherches et découvrir l’état du marché.
Consultez les sites d’annonces, créez-vous des alertes email, observez les prix du marché, contactez des agences immobilières spécialisées pour cadrer votre projet… Profitez de ces temps forts pour vous familiariser avec le marché, même si le moment n’est pas forcément le bon, tenez-vous en veille pour ne pas passer à côté d’une belle opportunité.
Votre entreprise s’agrandit et manque de place pour installer des équipements supplémentaires ? Dans ce cas, le déménagement s’impose de lui-même ; et ce changement aura forcément un impact positif puisqu’il permettra à votre entreprise d’être plus productive.
La dernière question semble assez évidente tant il est essentiel de s’assurer de vos capacités de financement que ce soit pour un projet de location ou d’achat. Une fois vos motivations définies et votre budget connu, vous pouvez vous lancer dans la grande aventure du déménagement d’entreprise.
2. Organiser votre planning
Anticiper est le mot d’ordre pour bien organiser un déménagement d’entreprise. Le planning doit être votre outil de référence pour organiser tous les niveaux de changement.
L’idéal est d’établir un calendrier très précis qui déterminera le rôle de chacun et l’exécution des différentes tâches. Cela vous permettra de ne rien oublier au cours des multiples étapes et de respecter les délais prévus.
Note : Le planning doit être structuré de manière très claire pour que chaque personne puisse aisément s’y retrouver ; il peut également être organisé par silos métier ou par équipes.
3. Gérer les délais de préavis
Votre entreprise est d’ores et déjà installée dans des locaux au sein desquels elle a signé un contrat de bail commercial, professionnel, ou précaire ? Vous êtes alors soumis à un préavis légal à respecter en cas de résiliation du bail, sous peine de sanctions financières.
Il permet au propriétaire des lieux d’anticiper le départ de votre société et de chercher un nouveau locataire.
Ce temps de latence vous permet aussi de préparer sereinement l’organisation de votre déménagement pendant cette période.
À noter: De manière courante, le préavis d’un bail commercial est de 6 mois. Les délais peuvent être différents suivant le contrat initialement signé.
4. Changer vos abonnements et adresses
L’entreprise est connue sous un nom particulier et surtout grâce à une adresse particulière.
Pour ne pas avoir de soucis au niveau administratif, il faut anticiper ce changement d’adresse suffisamment tôt ; cela vous évitera toute perte de courrier.
Il est également important de prévenir votre fournisseur internet à l’avance pour vous assurer que votre connexion sera opérationnelle dès votre arrivée dans vos nouveaux locaux.
Ces petits détails peuvent avoir de très lourdes conséquences sur votre activité s’ils ne sont pas anticipés en amont.
Heureusement, grâce à internet, vous avez maintenant la possibilité de modifier beaucoup de vos contrats en ligne (électricité, impôts, téléphonie, etc.). EDF propose par exemple de transférer gratuitement votre contrat dans votre nouveau local. Plus d’informations en suivant ce lien.
Ne pas oublier : Pensez à bien modifier vos documents internes tels que les documents avec en-tête, les cartes de visite ou les plaquettes de l’entreprise, mais aussi de faire la chasse à toutes les mentions de votre ancienne adresse sur vos supports en ligne (site web, réseaux sociaux, signatures d’email…). Mettez en place un process simple pour permettre à vos collaborateurs de signaler les mentions de votre ancienne adresse postale, et ne soyez pas surpris que certaines ressurgissent plusieurs mois après votre déménagement !
5. Faire réaliser plusieurs devis auprès de sociétés de déménagement
La manutention fait partie intégrante d’un déménagement. Cette étape peut être directement réalisée par les salariés d’une entreprise si elle implique des tâches simples (déplacer quelques cartons, monter des meubles, installer des écrans...).
Cependant, à partir d’une vingtaine de collaborateurs, une entreprise se doit de faire appel à des professionnels compétents. Non seulement car un tel projet risque d’en rebuter plus d’un en interne, mais aussi pour des raisons de sécurité.
Dans ce cas-là, votre planning sera très utile !
Il permet d’anticiper la charge de travail à réaliser (nombre de cartons à prévoir, volume à déménager, durée de chargement et de déchargement du camion).
Le jour du déménagement est aussi à fixer en prévoyant un ajustement possible en cas de retard.
Conseil : Choisir des déménageurs professionnels n’est pas évident. Pour aller vite et trouver une entreprise avec un bon rapport qualité/prix, demandez des références à des entreprises ayant récemment déménagé autour de vous et pensez à solliciter plusieurs prestataires différents. Cette mise en concurrence les forcera à s’aligner sur un tarif compétitif.
Attention toutefois, lors de la signature du contrat de déménagement, soyez bien vigilant avec les petits détails qui influencent directement le prix final : l’assurance, les options du contrat, les délais ou encore le volume prévu.
6. Informer et préparer votre personnel
La communication interne est le facteur clé de la réussite de votre futur déménagement. Elle assure un bon déroulement et une bonne compréhension de la part de vos équipes des changements à venir et des tâches à réaliser.
À noter : Le déménagement de l’entreprise dans un secteur géographique restreint impose le suivi des salariés sans obtenir au préalable l’accord de ces derniers ; il est dans ce cas considéré comme une modification simple des conditions de travail. Toutefois, si vous déménagez dans une autre ville, région ou pays, les conditions diffèrent.
Ainsi, une annonce anticipée des événements à venir permet aux équipes de se sentir concernées et prises en compte.
Vos salariés pourront ainsi prendre le temps de mettre en place les différents processus nécessaires pour s’organiser correctement. L’idéal dans cette situation est de créer une synergie positive : pensez à impliquer vos managers ou chefs d’équipe !
Pour cela, il est possible de mettre en place plusieurs actions :
- prévoir une communication ludique autour du déménagement d’entreprise ;
- demander aux salariés de donner leurs idées sur les améliorations à mettre en place au niveau de l’organisation et de la décoration des espaces de travail ;
- impliquer les salariés dans l’organisation du déménagement et dans les changements à venir.
7. Préparer vos nouveaux locaux
Faire du tri est un réflexe à avoir lors d’un déménagement, que celui-ci soit personnel ou professionnel.
Après plusieurs années passées dans le même endroit, on a tendance à accumuler des choses inutiles. Faire du tri est un excellent moyen de permettre aux salariés de se réinstaller sereinement, de façon claire et agréable.
C’est aussi l’occasion d’investir dans de nouveaux équipements (mobilier, électroménager, vidéo-projecteurs…) qui pourront être agencés différemment dans les futurs espaces de travail.
Important : Profitez-en également pour vous pencher sur l'entretien de votre futur espace en choisissant dès que possible une entreprise de nettoyage. Mieux vaut prendre de l'avance à ce sujet pour ne pas risquer de laisser vos locaux se détériorer après l'emménagement...
8. Préparer vos anciens bureaux pour l’état des lieux
L’étape du déménagement est passée, l’ensemble du mobilier est en route pour les nouveaux locaux et la partie ménage n’est certainement pas la plus drôle, mais néanmoins l’une des plus importantes.
Les prochains occupants vont bientôt prendre possession de vos précédents locaux et passeront, eux aussi, par la case leur état des lieux. Prévoyez un temps de ménage assez large pour permettre aux équipes de rendre les locaux parfaitement propres.
Voir les locaux vides vous permet de prendre connaissance :
- des détails à arranger ;
- des murs à repeindre ;
- des objets oubliés ;
- des choses usées à changer.
Vous n’avez pas le temps de réaliser vous-même le ménage ? Pensez à externaliser ! Des professionnels sont disponibles et équipés comme il se doit. Avec un matériel adapté, ils opéreront avec organisation et rapidité.
9. Réfléchir à la meilleure période pour déménager
Le déménagement prend du temps et aussi de l’énergie !
Il est difficile de se concentrer sur cet événement lorsque votre entreprise est dans son pic d’activité. Il est donc fortement conseillé de préparer votre déménagement à l’avance en choisissant la meilleure période.
Vous éviterez ainsi de prendre des risques pour votre entreprise en cas de retard de mise en place ou d’installation.
Conseil : Aussi, pensez à surveiller les événements ayant lieu dans votre ville à la date du déménagement (travaux, route barrée, spectacle, etc.) ; événements qui pourraient vous ralentir ou empêcher votre déménagement.
10. Informer vos clients
Vos clients viennent régulièrement chez vous pour rencontrer vos équipes ?
N’oubliez pas de les informer de votre changement de locaux.
Profitez de cette occasion pour mettre en place une communication attractive auprès de vos clients : jeux-concours, soirée d’inauguration, nouveau site web… Tout est possible pour faire de ce déménagement un événement fédérateur qui donnera un nouvel élan à votre entreprise, tant d’un point de vue humain que commercial.