La check-list indispensable pour votre recherche de locaux
Voici les étapes à ne pas manquer pour trouver de nouveaux bureaux adaptés à vos besoins :
1. Vérifiez les conditions de sortie de votre bail actuel
Si vous louez déjà des bureaux, renseignez-vous sur la durée de votre préavis ainsi que sur les modalités de résiliation du bail : il peut vous être demandé, par exemple, de notifier votre départ par lettre recommandée ou par acte d'huissier.
2. Définissez vos besoins
Avant de vous lancer dans votre recherche de nouveaux bureaux, vous devez définir clairement votre budget et votre cahier des charges.
Votre budget devra comprendre le loyer et les charges qui vont seront dues dans vos nouveaux bureaux, mais également les frais occasionnés par votre déménagement (honoraires d’agences, déménageurs, mobilier…).
Quant à votre cahier des charges, il devra lister l'ensemble des caractéristiques recherchées dans vos futurs locaux (localisation, surface, prestations, dessertes,…) et bien évidemment correspondre à votre budget. En cas de déménagement, référez-vous aux caractéristiques des vos bureaux actuels et aux améliorations que vous recherchez dans vos futurs bureaux.
3. Créez-vous une alerte email
Pour réussir votre projet, il est important de vous mettre en veille rapidement pour connaître les offres disponibles et les prix pratiqués dans votre zone de recherche. La solution : créez-vous une alerte email sur BureauxLocaux pour recevoir automatiquement les nouvelles offres correspondant à votre projet.
Pour cela, saisissez vos critères dans notre formulaire de recherche d'annonces immobilières tertiaires, une fois sur la page de résultat, cliquez sur "Créer une alerte".
Comptez 2 mois minimum pour trouver les bureaux de vos rêves. Mais attention, un projet mal cadré dès le début peut très vite virer au cauchemar et durer des mois voire des années ! Assurez-vous que vos critères sont en adéquation avec l'offre proposée dans votre zone de recherche pour éviter de perdre plusieurs mois à attendre le mouton à cinq pattes.
4. Faites-vous accompagner par un conseil
L'immobilier est l'un des postes de dépenses les plus lourds pour une entreprise. Appuyez-vous sur un conseil en immobilier d'entreprise qui vous sera d'une aide précieuse pour valider la faisabilité de votre projet, vous proposer des opportunités ou encore vous assister dans la négociation du bail.
Les services d'un conseil vous coûteront entre 15 et 30% du loyer annuel HT/HC.
5. Préparez vos visites
Pour rendre chacune de vos visites efficaces, préparez-les en amont avec une check-list pour ne rien manquer. Elle vous permettra ensuite de comparer les différents biens que vous aurez visités selon les mêmes critères (état de l'immeuble, quartier, travaux…).
Prévoyez également de visiter à plusieurs et pensez à prendre des photos pour réunir des avis extérieurs.
Enfin, pour faire votre choix final, retenez une short list de 3-4 biens maximum.
6. Constituez vos dossiers de candidature
Les documents à fournir dans le cadre d'une candidature pour la location de bureaux sont les suivants :
- Un courrier d'intérêt signé sur papier en-tête reprenant les termes de la proposition
- Un extrait Kbis
- Une copie des statuts de la société
- Un R.I.B
- Les trois derniers bilans et comptes de résultat
- Une présentation de votre société
7. Négociez votre bail
Avant de signer un nouveau bail commercial ou bail précaire, il est important d’étudier l’ensemble de son contenu et de négocier certains aspects financiers ou juridiques (tels que loyer, les honoraires, la répartition des charges, ...). Votre agence immobilière saura vous accompagner dans cette démarche.
8. Impliquez vos collaborateurs
Pour votre déménagement et votre installation dans vos nouveaux bureaux, la communication et l'implication de vos salariés est un gage de réussite.
Pour cela plusieurs méthodes s'offrent à vous, telles que :
- Informer le représentant du personnel (obligation légale)
- Organiser des visites des nouveaux locaux
- Solliciter vos équipes par concours d'idées pour l'aménagement des futurs bureaux
- Mettre à disposition des collaborateurs un guide pratique à l'entrée dans les nouveaux bureaux afin de les informer sur l'agencement des locaux, les équipements, la disposition des différents services, ...
Une fois que vous serez installés, vos équipes auront certainement de nombreuses petites commandes à faire pour s’approprier les lieux et optimiser leur espace (câbles, écrans, multi-prises, rallonges…). Simplifiez-leur la vie en leur permettant de réaliser eux-mêmes ces commandes rapidement. Ce sera une excellente occasion de vous équiper d'une plateforme de gestion des dépenses tout-en-un avec à la clé un gain de temps pour tout le monde !
9. Préparez votre déménagement
Un déménagement réussi demande une organisation méthodique :
- Désignez un responsable du déménagement ainsi qu'un référent par service (afin de faire remonter l'information)
- Définissez un plan d'implantation
- Mettez en place une check-list avec retro-planning
- Comparez des devis de déménageurs (environ 3 mois avant le jour J)
- Faites vos démarches d'ouverture de compteur électrique. Pour vous renseigner à ce sujet rendez-vous ici.
- Videz les locaux : inventorier et trier votre mobilier, préparer et étiqueter les cartons, préparer les équipements informatiques (à déléguer à un spécialiste)
- Annoncez et communiquez votre nouvelle adresse et numéros de téléphone aux prestataires, clients, fournisseurs, URSSAF, centre des impôts, trésorerie principale, caisse de retraite, préfecture (changement d'immatriculation de la société et Kbis)
- Demandez à La Poste de rediriger votre courrier de votre ancienne adresse vers la nouvelle