Coworking, bail professionnel ou bail 3/6/9 : 6 critères pour mieux choisir

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Attirer les talents, améliorer la productivité, fidéliser ses collaborateurs, donner confiance à ses clients : les problématiques dont une entreprise doit tenir compte sont multiples au moment de choisir ses bureaux. Aujourd’hui s’ajoute aussi la question de la typologie des bureaux : les baux professionnel et commercial ne sont plus les seuls disponibles.

Loin d’être un phénomène de mode, le coworking fait désormais partie intégrante de l’écosystème professionnel. À tel point que nombre d’entreprises hésitent à signer un bail professionnel, tentées par cette nouvelle approche du bureau, plus collaborative, plus souple. 

Pour vous aider à trancher, voici quelques pistes de réflexion.

#1. Le loyer, avantage du coworking

On parle souvent des prix élevés de l’immobilier en matière de logement, mais il en est de même pour les bureaux ! Tout chef d’entreprise est naturellement amené à se poser la question du loyer et souhaite rationaliser les coûts. Bail professionnel, bail commercial ou coworking, quelle est l’option la plus avantageuse financièrement ?

Côté coworking, on ne paye que le ou les postes de travail occupés. Selon les espaces de coworking et les formules proposées, vous pouvez souscrire un abonnement ou un forfait : à l’heure, à la journée, au mois ou à l’année. Quoi qu’il en soit, vous vous épargnez les frais liés à un dépôt de garantie et ceux liés à l’aménagement ou à l’installation.

Forcément, les économies ne sont pas négligeables ! Par ailleurs, sont compris dans le prix des lieux communs souvent spacieux et parfois même des espaces extérieurs, une salle de sport, une conciergerie, la domiciliation de votre entreprise... Autant d’avantages à choisir le coworking !

Avec un bail professionnel ou commercial, vous occupez l’ensemble de l’espace concerné par le loyer. En revanche, le montant du loyer est laissé à la libre appréciation du propriétaire : n’hésitez pas à le négocier s’il vous semble trop élevé.

Outre le loyer, anticipez, lors de votre prise d’occupation des lieux, les dépenses liées au dépôt de garantie (généralement 6 mois de loyer) et aux cautions bancaires (généralement 1 an de loyer lorsqu’il s’agit d’une création d’entreprise).

Autre point à prendre en considération si vous optez pour le bail classique : la révision du contrat qui s’effectue tous les ans en bail professionnel, tous les trois ans en bail commercial. Entendez-vous dès le départ avec votre bailleur pour suivre l’indice des loyers des activités tertiaires, clairement plus en votre faveur que l’indice du coût de la construction.

Pour votre sérénité, exigez d’intégrer une clause d’indexation à votre contrat qui le stipule de manière explicite.

En revanche, il est tout à fait possible de négocier les délais de paiement d’un bail commercial ou professionnel : le loyer peut être payé d’avance, mensuellement, de manière trimestrielle ou à terme échu ! Un vrai bon point pour ce type de contrat !

#2. Les charges, un vrai budget… réservé au bail classique !

Si vous optez pour un bail professionnel ou commercial, prenez en compte, dans votre budget prévisionnel, le montant des charges qui vous incomberont.

La loi ne statuant pas sur ce sujet, la répartition des charges est à négocier librement entre le bailleur et le locataire. Cependant, il est traditionnellement admis que les dépenses d’entretien et de réparations courantes sont endossées par le locataire.

Il s’agit donc aussi bien des charges relatives à l’occupation des locaux (électricité, gaz, eau, mais aussi peintures, entretien des appareils de chauffage ou des sanitaires), que de la taxe foncière et des taxes municipales (enlèvement des ordures ménagères, entretien du tout-à-l’égout, entretien de la voirie…).

Le bailleur, lui, est redevable de toute dépense à réaliser dans le cadre de grosses réparations ou relatives à l’entretien de l’immeuble. Il supporte également les impôts et les frais de gestion.

Au contraire, un coworking intègre directement dans le loyer proposé l’ensemble des charges, au prorata du nombre de m2 utilisés et de la fréquence de présence. Autrement dit, le prix annoncé sera le prix à payer sans surplus potentiel !

Pratique : Avez-vous pensé au système des bureaux partagés, ou desk sharing ? Il s’agit tout simplement d’une colocation professionnelle : vous occupez les espaces inoccupés d’une autre société, les coûts et charges sont mutualisés, les entreprises peuvent ainsi bénéficier d’espaces plus grands que si elles étaient seules. Une formule qui peut se révéler judicieuse !

#3. La gestion administrative, bon point pour le coworking

Flexibilité et simplicité, les deux mots d’ordre du coworking.

Le mobilier ? Non seulement les coworkings sont déjà entièrement meublés, mais chacun met un point d’honneur à offrir une ambiance personnalisée, à la pointe des tendances déco, pour une atmosphère à la fois cosy et stimulante. A contrario, il est rare de trouver des locaux meublés en bail commercial ou professionnel. Les investissements en termes de temps passé comme de coûts ne sont pas à négliger.

L’équipement ? Avantage, toujours, pour le coworking. Vous rentrez dans les lieux, et scanners, imprimantes, WIFI, photocopieuses, mais aussi cuisine, vaisselle, cafetière sont d’emblée mis à disposition. Et ce, sans frais supplémentaire alors qu’un bail classique suppose de gérer l’ensemble de l’équipement.

L’intendance ? Le coworking est décidément bon élève. Vous n’aurez pas à gérer le réassort du papier, de l’encre des imprimantes, les rendez-vous avec les prestataires techniques ni les abonnements divers et variés.

La résiliation ? Là encore, le coworking a tout bon. Pas de long préavis pour quitter les lieux comme pour la résiliation d’un bail commercial. Une flexibilité qui est un vrai plus pour les entreprises. Autre avantage, tant que vous renouvelez votre abonnement, vous conservez vos bureaux : ce qui n’est pas forcément le cas d’un bail professionnel par exemple. En effet, une fois les 6 ans usuels du bail professionnel écoulés, votre propriétaire n’a aucune obligation de renouveler votre contrat de location. Il peut vous signifier votre congé en toute liberté et légalité, ayant comme seule obligation de vous avertir 6 mois à l’avance. Le locataire peut quitter les lieux à tout moment en respectant un préavis de 6 mois.

Pratique : Et pourquoi pas le centre d’affaires ? Il s’agit d’un espace composé de bureaux de tailles variées. Il fournit également des salles de réunion ou de conférence. Entièrement équipés, ils proposent généralement un bail minimal de 3 mois, mais de plus en plus, ils se louent également au mois, à la semaine, voire à la journée, se rapprochant des nouvelles formules proposées par les centres de coworking.

#4. Productivité et performance, 1 point partout

On dit que le coworking favorise la création de liens socio-professionnels, l’échange, l’émulation. Et la réalité va effectivement dans ce sens.

Le coworking est un lieu propice pour les opportunités professionnelles, les rencontres de compétences, les partages d’expériences, voire les partenariats opportuns !

Sans compter que les centres de coworking organisent régulièrement des événements et des rendez-vous pour leurs adhérents afin de faciliter la synergie entre les différents locataires.

Portés par cette pratique collaborative, vos équipes gagnent en créativité et en prise de décision.

En revanche, les limites du coworking se font sentir dès lors que les entreprises grandissent. Louer des postes supplémentaires est possible, mais l’on peut craindre que la synergie entre les collaborateurs d’une même société soit moins importante que si les salariés travaillaient dans un espace dédié.

À savoir : Selon le Baromètre 2017 réalisé par l’observatoire Actineo, 57 % des actifs préfèrent travailler dans un bureau individuel fermé.

#5. Happiness at work, balle au centre

On le répète, contrairement à ce que l’on pourrait penser, le coworking n’est pas un grand plateau sans aucune intimité. Des bureaux fermés et semi-fermés sont généralement aménagés au sein des structures. Cependant, il est vrai que pour des nuisances sonores minimales, le bail professionnel ou commercial reste la meilleure option.

Les uns et les autres ont leurs propres habitudes de travail, toutes ne s’accordent pas ; chacun étant libre de ses horaires, les allées et venues peuvent impacter la concentration. De même, fédérer ses équipes et développer un véritable esprit de groupe sera plus simple à réaliser dans un local occupé via un bail classique que dans un coworking.

Les entreprises en attente de confidentialité auront également tendance à privilégier le bail professionnel.

BON À SAVOIR : Selon un sondage réalisé par le CSA pour JLL, les collaborateurs satisfaits de l’outil de travail mis à leur disposition se disent très engagés à 38%.

#6. Bail pro ou coworking, quel impact sur l’image de mon entreprise ?

Selon qu’elle choisit le coworking ou un bureau en propre, l’entreprise donnera une image différente.

Le coworking véhicule des valeurs d’innovation, de créativité, d’émulation. Les bails professionnel ou commercial se rangent davantage du côté de la stabilité, de la maturité, de l’expertise.

Plus largement, toutes les entreprises et tous les métiers ne peuvent s’épanouir dans un coworking. Il est d’ailleurs significatif que l’on y retrouve généralement les mêmes catégories professionnelles : informaticiens, communicants, designers, graphistes, architectes, photographes… Et ils sont en grande majorité à leur compte !

Enfin, qui dit coworking dit collectif. Le bail professionnel permet à une entreprise de s’incarner, de transmettre son ADN et sa personnalité dans des locaux qu’elle aura choisis, qu’elle aura aménagés selon ses besoins et ses objectifs.

Le bail professionnel permet de créer un lieu à son image tandis que le coworking permet de s’offrir une image déjà pacagée, mais résolument en vogue : un choix à ne pas faire à la légère quoi qu’il en soit !

Alors, coworking ou bail classique ? Les deux approches présentent des avantages et des inconvénients. En cas d’hésitation, pensez à vous faire accompagner par un professionnel : il saura vous conseiller sur ce qui est mieux pour votre entreprise selon vos attentes et vos contraintes.

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