Déménagement de siège social : démarches et formalités

Dans la vie d’une entreprise, il arrive qu’un déménagement soit nécessaire, notamment lorsque cette dernière s’agrandit. Elle cherche alors des locaux professionnels avec une plus grande surface pour répondre à ses nouveaux besoins. Dans ce cas, plusieurs démarches et formalités doivent alors être mises en place pour officialiser le déménagement de son siège social.

Quelles sont les actions à mener lors d’un changement de siège social de l’entreprise ?

Modifier les statuts de la société

Changer de siège social nécessite une modification des statuts de la société par décision d’une Assemblée générale extraordinaire (AGE).

Plusieurs acteurs au sein de la société peuvent décider de modifier le siège social de l’entreprise, selon sa forme juridique :

• Dans une SARL, le gérant peut décider du transfert du siège social à condition d’obtenir l’accord des associés représentant plus de la moitié des parts sociales.
• Dans une SA, le Conseil d’administration ou le Conseil de surveillance peut décider de cette modification. Attention, le transfert doit être validé par l’Assemblée générale ordinaire.
• Dans une SAS, le fonctionnement est plus souple. Ce sont les statuts de l’entreprise qui prévoient l’organisation de cette modification.
• Dans une société civile (SCI, coopérative), la modification du siège social est décidée à la majorité par AGE.

Dans la plupart des cas, cette décision doit être prise par une AGE, sauf pour la SA, où la décision peut être prise par l’Assemblée générale ordinaire.

Deux exceptions permettent de changer de siège social sans convoquer d’assemblée générale :

• Dans une SARL, les statuts peuvent autoriser le gérant à transférer le siège de l’entreprise dans une ville ou dans un secteur précis sans convocation d’assemblée.
• Dans une SA, le Conseil d’administration peut prendre la décision de ce changement si le nouveau siège se trouve dans le même département ou dans un département limitrophe.

Attention : ces exceptions font gagner du temps à l’entreprise, qui n’a pas à convoquer d’Assemblée Générale. Cependant, la décision doit tout de même être approuvée par l’AG ordinaire suivante !

Une fois la décision collective prise, un procès-verbal doit être dressé, indispensable pour valider la modification du siège social d’une entreprise.

Trouver un bien

Les obligations à respecter en matière de publicité pour la société

La publicité vise à informer toutes les personnes extérieures à la société d’un changement important au sein de l’entreprise.

À partir de la date d’approbation de l’acte constitutif du changement, l’entreprise dispose d’un délai d’un mois pour effectuer les formalités de publicité légale. Généralement, le procès-verbal de l’AGE constitue cet acte.

Les formalités de publicité légale varient suivant deux situations :

• Si l’entreprise déménage dans le même ressort du Tribunal de commerce, elle doit simplement publier un avis de modification dans le Journal d’annonces légales (JAL).
• Si le Tribunal de commerce est différent, elle doit publier un avis de modification supplémentaire au sein du JAL du ressort du nouveau tribunal compétent.

Plusieurs mentions obligatoires concernant la société sont à insérer dans l’annonce :

• la dénomination sociale,
• la forme sociale,
• le montant du capital,
• l’ancienne et la nouvelle adresse du siège social,
• le numéro d’immatriculation du Registre du commerce et des sociétés,
• la date de l’Assemblée générale extraordinaire,
• le numéro de l’article modifié dans les statuts,
• la rédaction de l’ancien et du nouvel article modifié.

Une fois cette publicité effectuée, il faut regrouper plusieurs documents essentiels dans un dossier et réaliser une déclaration de changement de siège social pour son enregistrement.

Les documents à rassembler pour officialiser un changement de siège social

Avant d’effectuer la dernière étape, il convient de disposer de plusieurs documents nécessaires pour clôturer les formalités du déménagement de l’entreprise.

Ainsi, il est nécessaire de rassembler :

• le procès-verbal de l’AGE qui acte le transfert du siège social de l’entreprise,
• un double exemplaire des statuts mis à jour, daté et certifié conforme aux statuts originaux,
• la demande de publication du transfert ou bien l’attestation de parution ou de l’avis dans le JAL,
• le document attestant de la jouissance du nouveau local (contrat de bail, par exemple),
• le document CERFA n° 11682*03 pour les personnes morales ou n° 11678*05 pour les personnes physiques.

Attention : si le déménagement se fait dans le ressort d’un nouveau tribunal de commerce, il faut ajouter un document qui retrace les sièges sociaux antérieurs et les greffes où sont classés les actes constitutifs antérieurs au dernier transfert en doubles exemplaires.

Une fois le dossier prêt et complet, il ne reste plus qu’à réaliser la dernière étape pour clôturer l’enregistrement du siège social de l’entreprise : la déclaration.

Réaliser la déclaration de changement de siège social

La déclaration permet aux organismes de gestion d’enregistrer ces modifications. Il faut alors informer le CFE (Centre de formalités des entreprises) de ce déménagement, tout comme le greffe du Tribunal de commerce. L’ensemble des documents cités ci-dessus doivent être envoyés par voie postale ou si possible, par voie dématérialisée.

Si le déménagement se situe dans un autre département, il est nécessaire de réaliser une demande d’immatriculation au Registre du commerce et des sociétés (RCS). Dans ce cas, il faut ajouter les documents justificatifs fournis au greffe du Tribunal de commerce et l’extrait de K-bis de l’ancienne immatriculation de l’entreprise.

Attention : cet extrait doit dater de moins de 3 mois !

Une fois l’ensemble de ces démarches et formalités réalisées, vous pouvez mettre en place votre activité professionnelle au sein de vos nouveaux locaux.