Comment négocier un bail professionnel ?
Avant de signer votre bail professionnel, penchez-vous sur l’ensemble des modalités du contrat : sécurisez-vous au maximum avant de vous engager !
Sachez que vous avez tout à fait le droit de négocier certains éléments du bail professionnel : n’hésitez pas à en discuter avec votre propriétaire pour vous assurer un contrat le plus avantageux possible et intégrez les modifications lors de la rédaction du bail afin qu’elles soient pleinement valables.
Pourquoi faut-il penser à négocier son bail professionnel ?
Le bail professionnel est un contrat de location spécifique destiné aux professionnels imposés au niveau des bénéfices non commerciaux (BNC), comme les activités libérales, ou aux associations exerçant une activité rémunératrice.
Le bail professionnel permet une location de 6 ans et n’offre pas de droit au renouvellement.
A contrario, le locataire peut résilier son bail professionnel quand bon lui semble, tant qu’il avertit son bailleur 6 mois à l’avance.
Bien moins encadré que le bail commercial, le bail professionnel exige un contrat écrit : le locataire a tout intérêt à soigner son contenu afin de ne pas avoir de mauvaise surprise.
En effet, le loyer, la répartition des charges, la révision annuelle… tout cela doit se décider librement entre le bailleur et son locataire.
Vous trouvez le loyer trop cher ? Vous avez peut-être raison !
Le montant du loyer de votre bail professionnel est-il conforme aux loyers moyens pratiqués dans le secteur ? Une belle adresse compte, mais elle ne fait pas tout !
D’une part, lorsque vous recherchez des bureaux à louer, assurez-vous de privilégier un emplacement bien desservi par les transports en commun.
D’autre part, si vous ne disposez pas d’un parking privé, il est impératif que vos clients comme vos collaborateurs puissent se garer aisément.
Ensuite, vérifiez l’attractivité de la zone où vous souhaitez vous installer : cela importe autant pour le quotidien de vos équipes que pour l’image que vous allez renvoyer à vos prospects.
Selon votre secteur d’activité, la zone à choisir diffère : une adresse dans un quartier huppé du centre-ville n’est peut-être pas la meilleure option.
Un médecin privilégiera une adresse centrale pour développer sa clientèle, tandis qu’un cabinet d’avocats préférera s’établir dans un quartier d’affaires.
Enfin, les locaux valent-ils vraiment le montant du loyer ? Nécessitent-ils des travaux de rafraîchissement ou d’aménagement ? Sont-ils livrés meublés ou équipés ? Sont-ils capables d’absorber une potentielle croissance d’activité ? Y a-t-il un espace réservé aux stocks si besoin ?
L’ensemble de ces critères a une incidence sur le loyer : ne signez pas un bail professionnel les yeux fermés, pesez bien les pour et les contre.
Choisissez l’indice de référence de la révision annuelle
La révision annuelle du loyer est l’un des points de négociation du bail professionnel.
En effet, il n’est arrêté nulle part, dans le Code civil, la date à laquelle elle doit avoir lieu ni quel indice elle doit suivre.
Tout se décide de manière contractuelle entre le bailleur et son locataire. En l’absence d’accord sur la date de révision annuelle, cette dernière interviendra à la date anniversaire de la signature du contrat de bail professionnel.
En matière d’indice de référence, le loyer peut être indexé à la courbe de l’ICC, l’indice du coût de la construction, ou de l’ILAT, l’indice des loyers des activités tertiaires.
C’est l’une des spécificités du bail professionnel ; le bail commercial, lui, sera automatiquement révisé en suivant l’ICC.
Le propriétaire d’un bail professionnel préférera généralement l’ICC, l’indice du coût de la construction, calculé par l’INSEE.
Il augmente davantage que l’ILAT. À titre d’exemple, le dernier indice du coût de la construction (ICC) est celui du quatrième trimestre 2017, qui atteint 1667 : soit une hausse de + 1,34 par rapport à l’indice du quatrième trimestre 2016.
Mettez-vous d’accord sur la destination des locaux
Négociez la clause de destination des locaux si vous pensez qu’elle peut porter préjudice à votre entreprise.
La clause de destination des locaux définit en effet quels types d’activités peuvent être exercés dans les bureaux concernés.
Selon sa formulation, elle peut être plus ou moins restrictive. Préférez une destination la plus large possible afin d’éviter d’être coincé si vous êtes amené à développer une activité supplémentaire non mentionnée dans le contrat de bail professionnel.
Ne pas respecter la clause de destination est en effet un motif de résiliation !
Pour parer cette éventualité, mieux vaut donc dès le départ vous entendre avec votre bailleur sur les termes de cette clause.
Vous pouvez également choisir d’opter pour un bail tous commerces, mais le loyer de ce type de bail est souvent plus élevé que la normale !
Qu’est-ce que la procédure de déspécialisation ?
Lorsque le locataire souhaite se livrer à une activité non mentionnée dans le bail professionnel, il peut lancer une procédure dite de déspécialisation, plénière ou partielle.
La déspécialisation plénière revient à opérer un changement total d’activité.
Deux conditions sont à remplir afin d’obtenir gain de cause :
- être dans l’obligation économique de changer d’activité
- mettre en place une activité compatible avec la destination, les caractères et la situation de l’immeuble.
La déspécialisation partielle (ou restreinte) permet au locataire d’étendre le champ de ses activités à une ou plusieurs activités complémentaires.
Évidemment, le bailleur peut ou non donner son accord.
Avez-vous pensé à la clause de non-concurrence et d’exclusivité ?
Intégrer une clause de non-concurrence et d’exclusivité peut être une bonne option lors de la rédaction de votre bail professionnel.
Via cette clause spécifique, le bailleur s’engage à ne pas louer à d’autres professionnels exerçant une activité similaire à la vôtre l’un de ses locaux dans une zone définie, pour un temps déterminé.
Précisez clairement les activités ciblées par cette clause de non-concurrence et d’exclusivité.
« Notez que le bail peut inclure une clause de non-rétablissement. Le locataire s’engage alors à ne pas s’installer à proximité du local à la fin du bail. »
Les charges locatives : un poids financier à soumettre à discussion !
Le coût mensuel d’une location en bail professionnel peut être impacté par les charges liées au local, et ce, de manière conséquente. À vous de négocier au mieux la répartition des charges locatives !
Gardez en tête que le locataire ne doit supporter que les charges mentionnées dans le bail.
Les gros travaux sont généralement à la charge du bailleur : toiture, gouttières, volets, fenêtres.
Grosso modo, comme le rappelle l’article 606 du Code civil, il s’agit des dépenses liées aux réparations : « des gros murs et des voûtes, le rétablissement des poutres et des couvertures entières. Celui des digues et des murs de soutènement et de clôture aussi en entier. Toutes les autres réparations sont d’entretien ».
Attention ! Lors de la rédaction du bail professionnel, lisez bien les petites lignes : un bailleur peut se décharger sur son locataire de ce type de charges. Si c’est le cas, négociez au moins une baisse de loyer !
Les charges usuellement supportées par le locataire sont les dépenses d’entretien et de réparations courantes (électricité, gaz, eau, mais aussi peintures, entretien des appareils de chauffage ou des sanitaires), la taxe foncière et les taxes municipales (enlèvement des ordures ménagères, entretien du tout-à-l’égout, entretien de la voirie…).
« Pour ne pas être pris de court, il est conseillé de demander à votre bailleur un diagnostic de performance énergétique daté de moins de 10 ans. »
Enfin, spécifiez clairement le mode de paiement de ces charges locatives, réel ou forfaitaire. Un locataire a davantage intérêt à opter pour un paiement au coût réel afin d’éviter tout conflit et désaccord avec son propriétaire.
CONSEIL : soyez vigilant si d’importants travaux ont lieu alors que vous occupez les locaux. En effet, l’article 1724 du Code civil stipule que si les réparations à la charge du bailleur durent plus de vingt et un jours : « le prix du bail sera diminué à proportion du temps et de la partie de la chose louée dont [le locataire] aura été privé ».
Pas d’état des lieux sans négociation !
Vous êtes pressé d’emménager ?
Ne négligez néanmoins pas l’étape de l’état des lieux et listez l’ensemble des défauts qui pourraient vous porter préjudice, de l’état des sols en passant par les murs et les plafonds !
Sachez que depuis juin 2014, l’état des lieux est obligatoire au moment de l’entrée dans les locaux et au moment de leur restitution.
Cet état des lieux est à établir de manière contradictoire et à l’amiable entre les deux parties.
Si le bailleur n’est pas d’accord, faites appel aux services d’un huissier de justice : les frais de son intervention et de rédaction de l’acte sont partagés.
« Pour les baux professionnels signés avant 2014, l’état des lieux de sortie n’est obligatoire que s’il existe un état des lieux de prise de possession des lieux. »
Comme toute négociation, celle d’un bail professionnel est parfois ardue : si vous voulez être plus serein, faites-vous accompagner par un conseil en immobilier d’entreprise. Il négociera votre contrat au mieux !