10 conseils avant de signer un bail professionnel
Vous cherchez des bureaux pour installer votre activité ? Si vous exercez une profession libérale, vous pouvez souscrire ce que l’on appelle un bail professionnel, à ne pas confondre avec le bail commercial qui s’adresse à la majorité des entreprises. Comme tout contrat, il engage. Ne signez pas le premier bail professionnel venu : on vous aide à faire le point afin d’y voir plus clair !
#1. Déterminez vos besoins avant de vous lancer
Avant d’apposer votre signature sur un bail professionnel, vérifiez que le local en question est adapté à votre projet immobilier d’entreprise. Ne fonctionnez pas au coup de cœur !
Quelques questions à garder en tête :
- Est-il suffisamment bien agencé pour permettre une bonne fluidité de circulation et une configuration optimale des bureaux ?
- Est-il à la hauteur de vos attentes en matière d’équipement comme de sécurité ?
- La surface est-elle suffisante pour anticiper un développement futur ? Il est en effet conseillé de se ménager un certain nombre de mètres carrés disponibles afin d’absorber toute croissance soudaine d’activité. Voir un peu plus grand peut également vous permettre de stocker du matériel sans encombrer les espaces de travail. Voyez grand, mais pas démesuré : plus la surface est grande, plus les coûts sont importants !
« Il faut compter environ entre 11 et 15 m2 par salarié : choisissez la bonne superficie »
#2. Choisissez le bon emplacement
L’implantation de votre local professionnel doit faire partie de vos premiers critères de sélection. Idéalement, elle doit concilier attractivité et accessibilité.
Selon votre activité et l’image que vous souhaitez offrir, privilégiez un quartier dynamique, avec de nombreux commerces, ou optez plutôt pour le quartier d’affaires de votre ville.
Par ailleurs, assurez-vous que votre local professionnel bénéficie d’une bonne accessibilité, en transports en commun comme en voiture.
Si vous ne disposez pas de parking privatif, il est impératif que vos clients comme vos salariés puissent se garer facilement dans les proches alentours !
Enfin, renseignez-vous sur les projets d’urbanisme annoncés : cela peut vous éviter quelques désillusions !
#3. Soyez attentif aux clauses relatives au loyer
Le bail professionnel a ceci de particulier que son loyer n’est soumis à aucune réglementation. Qu’est-ce que ça change, nous direz-vous ?
Le montant du loyer d’un bail professionnel se négocie entre le bailleur et l’entreprise, et ce, indépendamment de la surface.
Habituellement, le loyer est payable d’avance, au mois ou au trimestre. Cependant, libre à vous de négocier des modalités de règlement différentes, comme un paiement à terme échu par exemple.
À NOTER : Le Code civil ne statuant pas sur la révision du loyer d’un bail professionnel, tout se décide entre le bailleur et son locataire, au moment de la signature. Si le contrat ne comporte pas de clause de révision, le montant du loyer restera fixe. Dans le cas contraire, aux deux parties de s’accorder sur l’indice à suivre : l’indice des loyers des activités tertiaires (ILAT) ou l’indice du coût de construction (ICC). Les locataires ont tendance à pencher pour l’ILAT, indexé sur le niveau de l’inflation, tandis que les bailleurs préfèrent l’ICC, qui lui suit l’évolution des matières premières.
« Si aucune date n’est indiquée pour la révision, le loyer sera révisé à la date anniversaire de la signature du bail professionnel »
#4. Pensez à négocier votre bail professionnel
Il est tout à fait possible de négocier un bail professionnel dès lors que la durée est supérieure à 6 ans, la durée minimale légale d’un bail professionnel.
Il s’agit du temps estimé nécessaire au bon développement d’une entreprise.
Le bail professionnel fonctionne par reconduction tacite et les conditions négociées à la signature restent inchangées (loyer compris !).
La loi n’a pas statué sur la durée d’un bail professionnel reconduit tacitement : selon, il s’agira de la durée initiale ou de la durée minimale.
« Même si le bail professionnel est reconduit tacitement, le bailleur ne peut pas congédier son locataire avant expiration »
#5. Pensez à la répartition des charges
La problématique des charges est toujours sujette à discussion !
Dans le cadre d’un bail professionnel, leur répartition est laissée à la libre appréciation du bailleur et de l’entreprise.
De manière générale, c’est le locataire qui devra supporter les charges, hormis les dépenses liées à de grosses réparations, à l’immeuble, aux impôts ou aux frais de gestion. Il est admis que les charges sont versées en même temps que le loyer ; elles peuvent être régularisables ou non.
Le montant des charges peut être indexé périodiquement ou rester similaire toute la durée du bail.
CONSEIL : N’hésitez pas à demander des justificatifs, si vous les pensez trop importantes.
« La jurisprudence impose de manière explicite que les charges affectées au locataire soient formellement listées dans le bail. »
#6. Ne faites pas l’impasse sur les conditions de cession et de sous-location
Un contrat signé entérine définitivement l’ensemble des dispositions qui y sont indiquées.
Il est donc préférable d’anticiper et de savoir ce qu’il en retourne en matière de cession et de sous-location d’un bail professionnel.
Sauf si une clause stipule clairement le contraire, le locataire a tout à fait le droit de procéder à une cession de bail professionnel ou à une sous-location. Il doit évidemment en informer le bailleur.
Sachez également qu’en cas de sous-location, il n’y a pas transfert des obligations au sous-locataire : elles demeurent de la responsabilité du locataire.
#7. Attention au dépôt de garantie
Le montant du dépôt de garantie est fixé de manière conjointe par le bailleur et le locataire. Dans les faits, il représente souvent deux mois de loyer.
À noter que si le montant équivaut à plus de deux mois de loyer, il doit produire des intérêts.
CONSEIL : La loi n’indiquant pas dans quel délai ce dépôt doit être restitué au locataire, demandez à l’inscrire lors de la rédaction du contrat pour éviter toute mauvaise surprise.
Enfin, pensez à vous faire livrer un dossier de diagnostics techniques de moins de 6 mois : et selon ses résultats, n’hésitez pas à négocier !
#8. Vérifiez l’affectation de vos locaux
Avant de signer votre bail professionnel, soyez certain que vous pouvez exercer votre activité dans les locaux !
Adressez-vous à la mairie, elle pourra vous renseigner.
Le bail professionnel concerne l’ensemble des activités qui ne relèvent pas du commerce, de l’artisanat ou de l’industrie. En d’autres termes, il s’agit des activités libérales soumises au régime des bénéfices non commerciaux. On donne quelques exemples : architecte, architecte d’intérieur, médecin, dentiste, infirmier, directeur de laboratoire d’analyses, notaire, comptable, géomètre expert, avocat, professeur d’auto-école, expert en assurances, graphiste, urbaniste, technicien conseil, huissier de justice, commissaire aux comptes… mais également apporteurs d'affaires, consultants et autres conseils en stratégie.
Les professions libérales qui réalisent des actes de commerce ne peuvent pas prétendre au bail professionnel et doivent souscrire un bail commercial : courtier en assurances, agent immobilier, administrateur de biens…
ASTUCE : Le bail professionnel rend possible la colocation ; cela peut diminuer les frais à votre charge ! Si vous optez pour ce système, ajoutez une clause dite de solidarité à votre bail. Elle permet notamment que votre colocataire reste redevable des loyers dus, même s’il quitte les lieux.
Cependant, la mairie n’est pas seule décisionnaire : la copropriété est elle aussi tout à fait en droit d’accorder ou non l’usage d’un local à titre professionnel.
Typiquement, lorsqu’un immeuble est classé « immeuble d’habitation exclusivement bourgeoise », aucune profession libérale n’est autorisée à exercer dans ses murs.
Seul l’usage d’habitation est accepté. Mais rien n’est perdu !
Il est toujours possible de rentrer en contact avec le syndic afin de voir si une dérogation est envisageable. L’assemblée générale doit alors modifier le règlement de propriété pour que vous puissiez signer votre bail professionnel.
#9. Ne soyez pas contraint par des clauses d’exclusivité ou de non-concurrence
On s’accorde à dire que, la plupart du temps, n’importe quel local peut donner lieu à la signature d’un bail professionnel.
En revanche, certaines clauses peuvent limiter votre périmètre d’activité. Par exemple, certains règlements autorisent le bail professionnel dans la copropriété, mais le cantonnent aux seuls locaux du rez-de-chaussée.
Vous pouvez également être confronté au refus d’admission de votre profession : votre activité ne fait pas partie des activités autorisées par la copropriété.
Mais savez-vous que vous êtes en droit de vous protéger en demandant l’introduction d’une clause d’exclusivité ou de non-concurrence ?
Cette clause exclut la possibilité pour votre bailleur de louer un local dans le même immeuble à un professionnel exerçant la même activité que vous ou une activité pouvant vous porter préjudice.
#10. Renseignez-vous sur les modalités de résiliation
Rompre un bail professionnel avant son échéance est tout à fait envisageable… du côté du locataire comme du bailleur !
Tant que court le bail, le locataire ne peut être congédié.
Toutefois, le bailleur n’a pas obligation de renouveler le bail.
Une fois le bail professionnel arrivé à son terme, le locataire peut être congédié, et ce, sans pouvoir demander d’indemnités financières : le bail professionnel n’implique pas de droit au renouvellement.
Par ailleurs, le bailleur n’est pas obligé de motiver sa décision ; il doit simplement respecter un préavis d’un délai de 6 mois.
À l’inverse, le locataire peut rompre le bail professionnel à tout moment, et ce, sans s’acquitter de pénalités quelconques ni devoir expliquer ses motivations. Il doit simplement respecter un préavis de 6 mois.
Voilà, vous savez tout ou presque sur le bail professionnel. Si vous cherchez un local pour installer ou délocaliser votre entreprise, suivez ces quelques conseils et au besoin, faites-vous accompagner par des professionnels. Pour cela, rendez-vous dans notre annuaire des conseils en immobilier d'entreprise.